¿Qué me aporta un software GDPR?

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El software GDPR se ha convertido en una herramienta esencial para las empresas que manejan datos, aprovechando su potencial y su valor, pero que al mismo tiempo necesitan cumplir con la normativa actual en protección de datos.

Así, su uso da inicio con la aprobación del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), denominado como GDPR por su nombre en inglés (General Data Protection Regulation) en 2018.

El GDPR pone en marcha una serie de derechos para los ciudadanos respecto al tratamiento de sus datos personales. Como consecuencia, todas las empresas que tienen negocio en la Unión Europea, aunque su origen sea de fuera de la UE, tienen la obligación de gestionar los datos que recogen de forma que cumplan con GDPR. De lo contrario, se han establecido sanciones de hasta el 4% de la facturación anual, llegando a un máximo de 20 millones de dólares.

En relación con los datos, las obligaciones que el GDPR supone para las empresas tienen que ver con tres aspectos:

  • El momento de la recopilación de datos sensibles de los ciudadanos, que deben dar su consentimiento expreso.
  • El uso de esos datos personales a través de diferentes operaciones.
  • Las medidas de seguridad que las empresas ponen en marcha para garantizar que los datos quedan a salvo frente a fraude y otros usos maliciosos.

Ya que el GDPR obliga a las empresas a ser particularmente minuciosas con los datos, el software GDPR viene a poner solución a esta necesidad. Te contamos cómo.

En qué consiste un software GDPR

El software GDPR es una herramienta tecnológica orientada a simplificar y automatizar los requisitos establecidos por esta legislación para las empresas. 
Así, supone un medio tecnológico para gestionar de forma eficiente los derechos ARCO, el derecho al olvido y el derecho de supresión.

Más información: ¿Cómo cumplir con el Derecho de Supresión de datos?

Qué problemas soluciona

Cumplimiento de la normativa y derechos ARCO

Los derechos ARCO surgen en el marco de la GDPR y se refieren a permitir a los ciudadanos un mayor control sobre sus datos personales.

Así, las siglas del nombre ARCO se refieren a los siguientes derechos: Acceso, Rectificación, Cancelación y Oposición.

Es importante dar con la herramienta de software GDPR adecuada, ya que no todas dan cobertura a los derechos ARCO. Algunas están centradas en la gestión de estos derechos, pero no se ocupan de “ejecutar” el derecho en sí. Por ejemplo, son capaces de detectar que un usuario ha pedido ejercer el acceso a sus datos, pero no pueden generar el informe de acceso a los datos que, entregado al usuario, le permite ejecutar su derecho. 
Por el contrario, herramientas como icaria GDPR proporcionan no solo la gestión sino también la ejecución efectiva y automática de los derechos ARCO. Más abajo en el artículo volvemos sobre este tema.

Gestión de datos

Un GDPR compliance software se encarga de automatizar las operaciones vinculadas a la gestión de datos de acuerdo a esta legislación.

Algunas acciones clave que quedan automatizadas mediante este software incluyen:

  • Gestión del periodo de bloqueo. Una vez el usuario solicita la supresión de sus datos, se da inicio al periodo de bloqueo. El software GDPR adecuado extraerá sus datos y los almacenará en un repositorio independiente. Permitirá, en los casos en que aplique, dar acceso a estos datos en los casos recogidos por la ley (por ejemplo, si autoridades administrativas o judiciales lo requieren).
  • Pasado el periodo de bloqueo, el software GDPR también deberá ocuparse de eliminar la información de forma selectiva dentro del repositorio de bloqueo.

Estas dos operaciones pueden ser comprendidas desde el concepto “gestión de la semilla”, es decir, la gestión de la estructura de datos de un usuario, que puede incluir operaciones como la extracción, almacenamiento, disociación, restauración y eliminación.

Anonimización

El software GDPR también puede ocuparse de aplicar técnicas de enmascaramiento apropiadas, incluyendo su anonimización o seudonimización. 

De este modo, la organización puede emplear los datos al reemplazar la información sensible por sinónimos o seudónimos (seudonimización) o suprimiendo de forma irreversible las partes que identifican a una persona (anonimización).

También te puede interesar: Anonimización y seudonimización: similitudes y diferencias

Qué beneficios ofrece un software GDPR

Como ya hemos visto, acceder al GDPR management software supone una herramienta eficaz para la resolución de asuntos vinculados a la legalidad en la gestión de datos para las empresas. 

Así, en pocas palabras, el software GDPR permite encontrar el equilibrio entre protección de datos de carácter personal y uso de los datos por las empresas para aprovechar el potencial de Inteligencia de Negocio que estos brindan.
Pero, ¿qué diferencia existe entre emplear un software GDPR y no usarlo? Los siguientes beneficios lo explican:

Seguridad optimizada

Las empresas están enfrentándose no solo a dificultades en torno a la gestión de datos conforme a la legalidad, sino también a los retos de poner estos datos a salvo ante potenciales fraudes y otras situaciones indeseadas.

Es más, se calcula que un 53% de las organizaciones cuenta con al menos 1.000 ficheros con datos sensibles que han quedado vulnerables ante este tipo de problemas. En este contexto, de promedio un empleado (u otras personas no autorizadas) puede acceder al 17% de estos ficheros con datos sensibles.
Esta situación supone no solo la vulneración de la privacidad de los ciudadanos, sino también un importante problema potencial de reputación de la empresa, en caso de que esos datos llegaran a manos inadecuadas.

Automatización

El software GDPR automatiza todos los procesos vinculados a la gestión de datos, comportando importantes facilidades y asegurando que los plazos se cumplan mediante la planificación de la gestión. A su vez, se activan comprobaciones automáticas respecto a este funcionamiento. 

El resultado final es la optimización total de las operaciones, liberando además al equipo humano de tareas repetitivas y donde podría entrar en juego el error humano.

Reducción de costes

La gestión automática de los datos conforme al GDPR supone una reducción de los costes, pues permite minimizar el equipo humano encargado de estas operaciones y vincularlo a otras operaciones de alto valor, multiplicando además su productividad

En definitiva, software GDPR como icaria GDPR ayuda a las empresas a garantizar el cumplimiento de la ley y los derechos de los ciudadanos, incluyendo los derechos ARCO y el derecho de supresión. 

Se posiciona así como una herramienta de alto valor para la gestión integral de las bases de datos desde un punto de vista garantista respecto a los derechos de los usuarios y quedando los procesos altamente automatizados. Solicita una demo de icaria GDPR y comprueba por ti mismo cómo puede ayudar a tu negocio.

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